Apa itu Nota? Pengertian Nota dan Fungsinya

Dalam dunia perdagangan, suatu transaksi antara penjual dan pembeli umumnya dilakukan pencatatan sebagai bukti telah terjadi transaksi penjualan. Walaupun banyak juga yang tidak melakukan pencatatan pada transaksi, seperti di warung-warung kecil, tukang sayur keliling, pedagang keliling, dan sebagainya. Nota sebagai bukti transaksi dibutuhkan oleh pihak penjual maupun pembeli dalam rangka pencatatan keuangan dari masing-masing pihak. Pencatatan keuangan ini disebut juga pembukuan, tentunya dibutuhkan untuk membuat laporan keuangan secara berkala.

Pengertian Nota

Nota merupakan bukti transaksi sah yang telah dilakukan secara tunai yang biasanya dibuat oleh  pihak penjual dan diberikan kepada pembeli. Umumnya nota dibuat menjadi dua rangkap, satu  untuk pihak penjual dan satu lagi untuk pihak pembeli. Dokumen ini menjadi salah satu bukti sahnya sebuah transaksi, hal tersebut memang sudah disetujui oleh banyak pihak.

Nota dapat dijadikan bukti saat adanya kesalah dalam sebuah transaksi, Anda bisa  menggunakan nota tersebut sebagai bahan pertimbangan dalam kesalahan yang terjadi. Dalam suatu perusahaan atau toko, nota dimasukan ke dalam arsip perusahaan sebagai dokumen yang memuat informasi semua transaksi yang telah dilakukan.

Dokumen arsip tersebut tentu dapat digunakan saat dalam kondisi tertentu. Pada setiap periode suatu perusahaan pasti membuat rekapan arsip tersebut. Umumnya penjual juga menggunakan nota tidak hanya sebagai bukti untuk transaksi yang telah dilakukan, namun juga sebagai dokumen informasi yang memuat total harga, diskon pembelian, informasi barang, syarat retur, dan lainnya.

Fungsi Nota Toko

Dalam sebuah transaksi, nota yang merupakan salah satu dokumen penting tentunya nota memiliki fungsi tersendiri. Beberapa fungsi dari nota adalah sebagai berikut ini:

Mengetahui jumlah total pembelian suatu barang. Anda dapat mengetahui jumlah total dari pembelian barang di nota

Mengetahui jumlah barang yang terjual. Sebagai pembeli Anda dapat mengetahui jumlah barang yang terjual karena adanya nota ini.

Sebagai media informasi data penjualan. Saat adanya perselisihan data dari penjualan, Anda bisa melihat informasi yang terdapat pada nota sebagai media pembanding. Itulah kenapa beberapa orang biasanya selalu mengumpulkan nota setiap kali melakukan transaksi jual beli. Sehingga mereka bisa memantau  daftar harga dan beberapa informasi penting yang lain saat melakukan kegiatan transaksi tersebut.

Sebagai tanda terima yang sah. Dalam transaksi jual beli tentu dibutuhkan tanda terima sebagai salah satu bentuk diterimanya barang tersebut, maka nota dapat dijadikan tanda terima tersebut.

Bukti transaksi dalam laporan. Nota juga dapat digunakan sebagai laporan transaksi sebagai arsip dokumen yang sewaktu-waktu dapat berguna.

Baca Juga